UNA MIRADA A LOS SERVICIOS DE DOCUMENTACIÓN

Tema: Gabriel Galdón, profesor de Documentación Periodística de la Facultad de Ciencias de la información de la Universidad de Laguna, plantea: “… el estudio sobre la realidad informativa (…) muestra que aún son pocos los medios informativos que poseen buenos servicios de documentación, que uno de los factores de la baja calidad de numerosos diarios y semanarios es precisamente esa carencia, y que, aún en los medios que poseen servicios de documentación, los informadores no acuden suficientemente a ellos”.

LIEM SORÍS BAÑOS,
estudiante de primer año de Periodismo,
Facultad de Comunicación,
Universidad de La Habana.
  
Según el Manual de Fuentes de Información de la Unión de Periodistas de Cuba, un servicio de documentación en términos generales puede definirse como el suministro de información pertinente y oportuna, a través de la relación que se establece entre el informador y el usuario para satisfacer las necesidades de este último.

También puede decirse que los servicios de información para la prensa son en sí mismos la combinación de objetos-sujetos atesorando,  procesando, generando y transmitiendo información con el propósito de comunicar a otros que pretenden a su vez informar, pero a mayor escala.

En este sentido, José María Desantes Guanter  en su  prólogo al libro de José López Yépez, Teoría de la documentación, asegura que su finalidad esencial es “servir a los redactores como una memoria  infalible y una fuente de información”; mientras que el profesor Antonio García Gutiérrez en su trabajo “Documentación automatizada en los medios informativos”, anuncia que la misión de los servicios de información para la prensa es “informar a los informadores de la sociedad”.

Aunque para Gabriel Galdón, profesor de Documentación Periodística de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad de Laguna, la información periodística archivada es la resultante de la combinación de modos y géneros informativos, que se materializan en su publicación en un medio de comunicación social, tras verificar su esencia en un proceso continuo.

La evolución de los servicios de documentación -desde su aparición en el siglo XlX en ámbitos periodísticos- se puede dividir en diversas etapas o épocas dependiendo del método que se llevase a cabo, aunque debemos hacer referencia a que el inicio  de los departamentos de documentación en los medios de comunicación se debe a la confluencia de varios aspectos a la hora de tratar la noticia que hacían necesario la implantación de mecanismos documentales para la recuperación de esta.

Uno de ellos es la recopilación y el archivo de los ejemplares que editaba el propio periódico y el interés de recoger información para la confección de obituarios. 

Otra de las principales fuentes para la obtención de noticias durante ese siglo, aunque la práctica se ha extendido hasta nuestros días, es la extracción de noticias de otros medios impresos. Esta fue una constante que obligó a las empresas editoras más importantes a establecer oficinas de intercambio que facilitasen la cooperación entre medios de un mismo país como a las subscripciones a otros medios extranjeros.               

Sin embargo, fueron las necrológicas las noticias que estuvieron más estrechamente relacionadas con el desarrollo de centros de documentación y que ayudaron  a su desarrollo principalmente cuando comienzan a acompañarse con material gráfico.

Los obituarios constituyeron uno de los contenidos habituales de los periódicos de prestigio y se convirtieron en una parte integrante de su actividad informativa. Debido al costo de las ilustraciones, era conveniente conservarlas para su reutilización cuando fuese necesario. La necesidad de disponer de un perfil biográfico recurriendo a fuentes directas de forma inmediata y eficaz, reforzó la necesidad del desarrollo de archivos. De hecho, estas pequeñas unidades de información recibieron en un primer momento el nombre de morgues.

No fue hasta la aparición del telégrafo y la necesidad de ofrecer información de mayor calidad y prestigio -recurriendo a fuentes informativas contrastadas- además de desarrollar instrumentos para poder acceder a ellas, cuando finalmente se desarrollan verdaderos centros informativos con la fundación de bibliotecas de referencia para los periodistas.

Para Jacinto Granda, vicepresidente Editorial de Prensa Latina, “en la actualidad la mayoría de los medios de comunicación se han ido dotando de servicios de documentación que les posibiliten acceder  fácilmente a su información retrospectiva y consultar fuentes de calidad, aunque todavía son pocos los periodistas que consultan diariamente estos archivos.

“Son innegables las ventajas que ofrece al redactor tener al alcance de la mano datos, hechos pasados, cifras, que puedan darle una idea más amplia del tema que va a abordar.

“El servicio de documentación se revela, entonces, como una caja de sorpresas, de la que puede salir un dato curioso que proporciona un aspecto nuevo al asunto, una vieja noticia que ahora cobra relevancia  o una biografía que da todo el sentido a la actualidad del personaje”.

José Ignacio López Vigil en su libro “Manual urgente para radialistas apasionados”, comenta que “en la radio se comprueba mucho más la oportunidad que proporciona un buen archivo. Nada más gratificante que contraponer a las declaraciones de un político, —hechas en el día de hoy—, con otras realizadas hace tiempo, donde decía todo lo contrario. Nada más agradecido que un documento sonoro que nos recuerda un hecho dramático, histórico, mucho tiempo después, cuando hay que refrescar la memoria con algo más que la fecha y los datos”.

Según Carmen Ibáñez, trabajadora de los archivos documentales del diario Granma, sistemáticamente acuden periodistas o estudiantes de esta profesión en busca de información guardada en el centro para futuros trabajos o para una verificación, aunque principalmente lo que más se consultan son las fotografías.

Lluis Codina, profesor de la Universidad de Pompeu Fraga, en Barcelona, durante el Primer Congreso Universitario de Ciencias de la Información planteó que, “la información retrospectiva sólo puede ser utilizada adecuadamente a través de sistemas de documentación, bien de la propia empresa informativa, bien de terceras empresas. Es por ello, que podemos decir que los sistemas de documentación proporcionan una de las dos entradas principales en la producción de noticias.

“En qué grado o con qué porcentaje intervienen las informaciones archivadas en la producción de las noticias es algo que, por lo menos hasta donde yo sé, no ha sido medido de manera sistemática hasta ahora, aunque se han hecho algunas aproximaciones que permiten afirmar lo siguiente, su grado de participación es más alto cuanta mayor calidad posee el producto periodístico. En algunos géneros, como en el periodismo de investigación, la mayor parte del insumo del producto resultante consiste, precisamente en esta información archivada.

“Esto nos permite enunciar lo que podríamos llamar la ley de hierro de la información periodística, cuanto mayor es la calidad del producto informativo, más intensivo habrá sido el uso de la información retrospectiva en el mismo y, en consecuencia, tanto mayor es la probabilidad de que haya requerido el uso de sistemas de información documental.

“No debe hacerse una lectura simplista de la anterior ley, la información retrospectiva puede intervenir de muchas formas, y muchas veces lo hace de forma invisible.

“Si un medio no posee centro de documentación ni ningún sistema de información documental es casi evidente que sus informaciones carecerán sistemáticamente de datos que complementen y enriquezcan la noticia, o los datos no serán fiables, por lo cual, sus informaciones serán, por término medio, de menor calidad que las que estén respaldadas por un  centro de documentación”.

Rolando Pérez Betancourt, periodista del diario Granma, comenta que los trabajos, principalmente los reportajes y las entrevistas, requieren ser completados con información documentada para poderse publicar dentro de unas exigencias mínimas de calidad y lograr tener la credibilidad necesaria, por ejemplo, antes de entrevistar a una personalidad, se debe obtener información general, así como leer otras entrevistas que se hayan publicado, logrando un trabajo más incisivo, más original y de más valor informativo. Como un efecto lateral, el entrevistado otorgará más crédito al entrevistador y se esforzará más en sus respuestas.

Pérez Betancourt  agrega que los avances tecnológicos no han estado apartados de los archivos de información, muchos poseen bases de datos digitalizadas que hacen más fácil el trabajo, “aunque presiento que dentro de unos años estos dejarán de existir, pues las web y el Google serán sitios que tomarán totalmente el lugar de los centros de documentación, por ser más sencillos de manejar y los podemos encontrar en cualquier lugar”.

De hecho, los grandes periódicos y aún los pequeños que se respeten, disponen de sus propias organizaciones y servicios de información. Dos ejemplos ilustrativos son el New York Times y el Times londinense, pues ambos, desde sus inicios en 1851 y 1883, respectivamente, establecieron el llamado servicio de documentación de prensa.

En el caso del New York Times, la información que publicó durante la primera guerra mundial, con abundante documentación, extraída de manera organizada de sus servicios informativos de prensa, está calificada como un hito en la historia.

Aunque el tema merezca otro trabajo de investigación, la vinculación de internet a los servicios de documentación y principalmente la existencia de archivos virtuales que faciliten la búsqueda de noticias, trae consigo ventajas y desventajas, pues no todos los sitios digitales tienen la credibilidad necesaria para ser utilizados como fuentes confiables.

Según el Manual de Fuentes de Información de la Unión de Periodistas de Cuba, “la llegada de internet y de la tecnología del world wide web (www) ha roto cualquier vaticinio sobre la saturación y desaceleración de la producción de información que se pronosticaba hace algunos años atrás.

“Durante las últimas décadas los profesionales en cualquier campo del saber con intereses y necesidades de investigar, han tenido que adaptarse a nuevos hábitos de búsqueda y recuperación de la información, pues los productos informativos tradicionales, aún cuando continúan siendo válidos, han sido relegados por las fuentes de información automatizadas o han asumido las formas digitales ellos mismos debido a su eficacia, exhaustividad y facilidades de uso.

“Nadie duda hoy de las ventajas de una base de datos frente a los grandes repertorios impresos, y se prefiere consultar la British Enciclopedy en formato digital que utilizar los grandes volúmenes de esta enciclopedia soportados en papel. Además de que aportan valores añadidos con respecto a la versión impresa, pues casi instantáneamente y desde un mismo lugar se puede consultar más de un título que quizás, sería muy difícil reunir en formato impreso. Por ejemplo, consultar el significado de una palabra, junto con la ubicación de una zona geográfica, averiguar sobre la biografía de una persona y revisar el significado de un modismo en un lugar específico.

“Sin embargo, hay que alejarse de los eufemismos, pues está perfectamente comprobado que el acceso a la tecnología y a la información que circula a través de las redes no es accesible a la gran mayoría de las personas.”

Iraida Calzadilla Rodríguez, profesora de Periodismo en la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana, considera que en Cuba todavía se acude poco a Internet como vía de información documental, “lo achaco principalmente a las rutinas productivas en las que se involucran los reporteros al mostrar sus noticias diarias sin diversidad de fuentes y ausencia de antecedentes y contextos que ayudarían a enriquecerla”.

Podemos llegar a la conclusión que la intensidad del uso de sistemas archivísticos en los medios mantiene una estrecha correlación con la calidad de la producción periodística, tanto en el mundo de la prensa escrita como en el mundo de los audiovisuales y la radio, y que la información archivada  es uno de los componentes fundamentales para que los medios de comunicación puedan publicar cada día nuevos y mejores trabajos, por lo que se hace necesario una mayor utilización de esta importante fuente de información documental.

Bibliografía:

Calzadilla Rodríguez, Iraida. Notas de clases. Curso 2009-2010. Facultad de Comunicación. Universidad de La Habana.

Codina, Lluís. Evaluación de recursos digitales en línea: conceptos, indicadores y métodos. Revista española de documentación científica, v. 23, n. 1, 2000, p. 9-44.

Galdón López, Gabriel. El servicio de documentación de prensa: Funciones y métodos. Barcelona: Mitre; 1986. p.1.  En: Cuadernos de Documentación Multimedia: www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista.  Consultado el 28 de julio de 2010.

Galdón López, Gabriel. Principios operativos de documentación periodística. Madrid: Dossat. 1989 En: Cuadernos de Documentación Multimedia: www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/revista.  Consultado el 28 de julio de 2010.

García Gutiérrez, Antonio. Estructura lingüística de la documentación: teoría y método. Servicios de publicaciones de la Universidad de Murcia. 1990  En: http://www.ull.es/publicaciones/latina/a/66ant.htm.  Consultado el 28 de julio de 2010.

López Yepes, José. La documentación como disciplina. Teoría e Historia. Pamplona.1995  En: http://www9.org/w9cdrom/160/160.html  Consultado el 28 de julio de 2010.

Manual de fuentes de Información. Editorial Pablo de la Torriente, La Habana, 2003.